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SMEsis新一代信息化办公工具:让你告别职场拖延症

发布日期:2017-10-19    来源:成都依能科技股份有限公司  浏览次数:425
核心提示:SMEsis新一代信息化办公工具:让你告别职场拖延症
 

办公室“拖延症”犹如慢性毒药,会逐渐侵蚀你的工作热忱和斗志,会对未来的职场生涯产生负面影响,也会大大影响团队合作,拖累团队工作进程。心理学专家认为,摆脱拖延症,可以通过分清主次、设定更具体的目标、相互监督等方法,形成良好的习惯来化解拖延现象、提高工作效率。利用依能企业管理平台SMEsis新一代信息化办公工具,可以轻松实现高效工作,让你从此告别职场拖延症。

每日工作PDCA:有效管理时间

告别拖延症,首先从有效管理时间开始。时间管理四象限法则是每日工作PDCA的理论支撑,该法则由美国管理学家科维提出。一个人多数时间应做“重要但不紧急”的工作,才会有更多时间去思考,将事情做好、做到位。

六点优先工作法是每日工作PDCA的另一个理论支撑,该理论源于效率管理大师艾维·李。一般情况下,若一个人每天都能全力以赴完成六件最重要的事,他一定是一名高效率人士。

用好依能企业管理平台SMEsis每日工作PDCA工具,事先根据事务的重要和紧急程度做好工作安排,结束时总结检查,不断优化自我管理。该工具还能将他人安排或项目分配的事务自动加载到工作任务中,减少填写工作量,提升效率。

事务交办:高效、便捷的任务分配、管理和跟踪

拖延症产生的另外一个重要原因就是:反馈延迟。最常见的例子就是写方案,假设一个方案最后完成需要半个月的时间,方案好与不好,或者通过与否,在半个月之后才会见分晓。而在这半个月当中你会比较容易妥协,不到最后一刻不动手,一件事情的结果来得越晚越容易拖延。

事务交办,上级给下属安排事务是日常工作中的常见情形。然而,常常因为无记录、无追踪,下属又未能及时反馈,上级难以知晓办理进度和结果。若采用邮件或即时通信工具沟通,不便于事后查看和统计。

运用事务交办工具,交办者可指定一个主办人、多个协办人,也可添加关注人。办理人及时反馈办理情况,交办人和关注人可随时查看办理进展和结果,操作简单、记录清晰、有迹可寻、查询统计便捷。对于下属来说,利用此工具,也能及时反馈事前、事中和事后三个阶段的工作状况。事前反馈,在展开工作之前将自己的工作计划、策划方案整理成材料通过系统发给上司;而事中反馈,则是经常汇报自己的工作进程,让上司随时了解你的工作思路和遇见的问题,以便给出有效的指导;至于事后反馈,则是对工作进行总结,整理出自己的反思和经验反馈给上司。上司通过平台便可随时随地掌握下属的工作情况,这样在无形中防止工作任务积压、工作贻误等问题,同时省去各种口头汇报以及书面汇报的琐碎细节。

项目管理:团队自发协作与管理

对于多人、多部门参与,周期较长的项目,更需要精细策划、及时掌控进度,以保证结果,避免拖延。

如企业计划开展每年一次的大型营销推广活动。该工作需要市场策划、销售、研发生产、行政后勤多个部门相关人员参与。运用项目管理工具,实施团队组建、计划制定、任务分解、任务指派等,项目执行过程中可及时掌控进度、共享文件、追踪问题、管控风险。

同类事务的工作文档应形成模板并持续优化,将为下次办理节省大量时间,并且能够减少疏漏,极大提升工作效率与质量。

项目管理不仅可以帮助执行者梳理工作,而且有助于企业管理者快速浏览团队的工作概况,有效了解任务的执行、跟进情况,促进员工做事的责任性。

即时通信应用:与企业管理平台整合集成

随着网络信息的发展,内部员工经常使用QQ、微信等各种聊天工具,类别繁杂,信息不同步,引发各种工作延误,给工作带来极大不便。为了提高工作效率,内部沟通交流应采用与企业管理平台整合集成的专用即时通信工具,实现信息共享和信息交换,而不是采用独立的互联网即时通信工具。

除了沟通交流、文件传输等基本功能,与企业管理平台整合集成的即时通信工具还具有便捷的管理功能,能够自动同步组织机构。通过即时通信工具实名交流,能够避免非授权打扰以及匿名通信带来的问题。

此外,该即时通信工具手机端还可以便捷办理其他事务,如请假申请、出差日记账填报、出差酒店查询、每日工作PDCA填报、员工定位信息查询等,实现随时随地办公。

其实,要克服职场拖延症,就要养成良好的工作习惯,努力、勤奋、积极主动,让工作在最短的时间内完成。而选对科学的办公方式,不仅可以在效率上遥遥领先,协同、高效的办公体验也会让你在工作中斩获满满的成就感。所以告别职场拖延症,就从SMEsis新一代信息化办公工具开始吧!

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